O acolhimento é o processo através do qual os novos colaboradores são recebidos e integrados nas organizações, de forma a se tornarem “produtivos” no mais curto espaço de tempo.
Este processo procura enviar mensagens claras e proporcionar informação a respeito da cultura da organização, do cargo a ser ocupado e das expectativas em relação ao trabalho e tem como objectivos:
1- Reduzir a ansiedade das pessoas
A ansiedade é geralmente provocada pelo receio de falhar no trabalho. Trata-se de um sentimento normal decorrente da incerteza sobre a capacidade de realizar o trabalho. Quando os novos funcionários recebem a tutoria de funcionários experientes através de orientação e apoio, a ansiedade reduz.
2- Reduzir a rotatividade
A rotatividade é mais elevada durante o período inicial do trabalho, pelo facto de os novos funcionários se sentirem ineficientes, indesejados ou desnecessários. A orientação eficaz reduz essa reacção.
3- Economizar tempo
Quando os novos funcionários não recebem orientação, eles gastam mais tempo para conhecer a organização, o seu trabalho e os colegas. Perdem eficiência. Quando colegas e supervisor os ajudam de maneira integrada e coesa, eles se integram melhor e mais rapidamente.
4- Para desenvolver expectativas realísticas
Através do programa de orientação os novos funcionários ficam sabendo o que deles se espera e quais os valores esperados pela organização.
Este processo deverá ter sempre em atenção dois níveis: o da organização e o do posto de trabalho.
No primeiro nível o principal objectivo é a passagem de informação referente à missão, história, cultura e estratégia da organização, informações sobre os direitos e deveres dos trabalhadores e da organização, é também realizar uma visita geral às instalações da organização e conhecer outros colaboradores da organização.
No segundo nível, deverão ser transmitidas informações sobre a especificidade do posto de trabalho e funcionalidade do mesmo, para além da apresentação aos colegas e responsáveis hierárquicos, também deve ser realizada uma visita minuciosa ao local de trabalho.
As organizações devem também ter actualizado o manual do acolhimento que consiste num documento onde está compilado um conjunto de informações sobre a organização, no sentido de o novo colaborador passar a conhecer melhor a organização para a qual vai trabalhar. E é nesta primeira fase que deve ser fornecido ao novo funcionário o Manual de Acolhimento. Este Manual de Acolhimento tem a tarefa de reunir toda a informação básica necessária a fornecer ao novo membro da organização.
Depois vem o processo de integração que consiste em acolher o novo trabalhador, proporcionando-lhe uma inserção que lhe possibilite efectuar o seu desenvolvimento e a sua a assimilação dos valores éticos, profissionais e à missão da organização sem grandes dificuldades.
Um novo colaborador forma rapidamente uma opinião acerca da organização. O programa de integração é essencial para permitir um começo positivo dos novos funcionários assim, a informação e o feedback que uma pessoa recebe nas primeiras duas semanas de trabalho são vitais.
Este processo é por si só mais longo que o do acolhimento e serve para que o novo colaborador tome conhecimento sobre a função, técnicas envolvidas e sobre as pessoas com que se vai relacionar no trabalho.
O processo seguinte é o da integração, este período de integração pode prolongar-se por uma semana, um mês, vários meses ou até um ano (ou o tempo que a organização possa disponibilizar).
Independentemente da duração o importante é que a organização prepare o novo colaborador para as dificuldades que terá que enfrentar. Em algumas organizações a integração é facilitada pela presença de um responsável (“Padrinho”ou “Tutor”).
O “Tutor” é um facilitador do processo de inserção do novo funcionário na organização, através de um apoio personalizado, sistematizado através de contactos periódicos previamente acordados entre ambas as partes. É uma espécie de “anjo da guarda” temporário, dentro da organização.
O “Tutor” terminará no momento em que o novo colaborador se sinta capaz de realizar uma reflexão crítica sobre o trabalho, contribuindo com iniciativa.
Os erros mais comuns que as organizações cometem no acolhimento e integração de novos colaboradores:
- Tratam o acolhimento como uma tarefa burocrática;
- Enviam o recém-admitido de imediato para o seu superior hierárquico;
- Muitos acham que já é um grande privilégio ter dado emprego ao indivíduo;
- Alguns trabalhadores, descontentes com a organização, faltam com a ética e criticam a organização para o novo colaborador;
- Enviam o indivíduo directamente para posto de trabalho;
- Não se preocupam em levar o novo colaborador a ter uma visão global da organização e das suas actividades.
A interacção entre empregado e organização é um processo de reciprocidade. A organização realiza certas coisas para si e para o trabalhador - remunera-o, dá-lhe segurança e status. De modo recíproco, o empregado responde trabalhando e desempenhando as suas tarefas. A organização espera que o empregado obedeça à sua autoridade e, por sua vez, o empregado espera que a organização se comporte correctamente consigo e actuo com justiça.
À organização consiste a planificação, organização, desenvolvimento, coordenação e controlo de técnicas capazes de promover o desempenho eficiente do pessoal que colabora na organização para alcançar os objectivos pré-estabelecidos da organização. Isto significa conquistar e manter pessoas na organização que trabalhem e dêem o máximo de si mesmo, com uma atitude positiva e favorável.
Por último, no século XXI o futuro gerador de riqueza será, indiscutivelmente, o ser humano, através da sua mais elevada e complexa capacidade: a criação intelectual. Por sua vez, a necessidade humana mais procurada será a necessidade de auto-realização. Neste sentido, cabe-nos muito por fazer nas organizações neste milénio, evidenciando em cada indivíduo a sua auto-motivação e ajudando a estabelecer objectivos pessoais, algo conseguido através de uma estimulação criativa e, sobretudo, da persuasão, potenciando-se paralelamente as suas capacidades.
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